Uiterlijk 1 juli 2025 moeten alle fondsen het communicatieplan hebben ingeleverd bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Ook als het fonds pas later overgaat naar de vernieuwde pensioenregeling.

Van Hekken: “De AFM kijkt naar de samenhang in het plan. Sluiten de analyses en keuzes goed op elkaar aan? De AFM heeft inmiddels een uitgebreide leidraad online gezet. Kijk ook goed naar de samenvatting van het plan. Die vul je in op het aanleverformulier. De Pensioenfederatie publiceert in de bijgewerkte versie van de leidraad van het communicatieplan een aantal tips voor het opstellen van deze samenvatting. Van Hekken: “Het is handig om een goede samenvatting te maken, zodat degene die het plan gaat beoordelen, snel de hoofdlijnen uit het plan kan halen.”

De AFM geeft vervolgens geen goed- of afkeuring, tenzij sprake is van strikt onvoldoende aanlevering. Ze geeft in de terugkoppeling wel altijd tips en verbeterpunten en stelt vragen. Het is de bedoeling dat je die als fonds verwerkt of duidelijk maakt waarom je het anders aanpakt in je plan. Van Hekken: “Het is geen statisch plan, in de loop der tijd worden steeds meer details bekend en daar zal het plan regelmatig op moeten worden bijgesteld.”

Bij het indienen weet je nog niet alles. Van Hekken: “Dit is niet erg, schrijf het plan met de kennis van dat moment en maak dit duidelijk. Neem ijkmomenten op. Tijdens die ijkmomenten check je of alles nog volgens plan verloopt, of de uitgangspunten nog kloppen en je analyses nog overeind staan. Is dat niet zo, stel dan je plan bij. Het is goed om dit expliciet te maken. Zo ziet de AFM dat je ervan bewust bent dat je nog niet op alle onderdelen over de volledige informatie beschikt.”

De AFM vindt het ook belangrijk dat je de keuzes die in het communicatieplan staan goed onderbouwt. “Je hoeft dit niet bij alle keuzes apart te doen. Je mag ook met uitgangspunten werken die voor alle keuzes gelden en verwijzen naar andere plannen. Het moet wel zichtbaar zijn dat het op alle onderdelen een doordacht plan is en dat de deelnemer centraal staat”, aldus Van Hekken.

Om de doelen te kiezen die in het belang van de deelnemers zijn, adviseert Van Hekken om bijvoorbeeld vertrouwen niet als een hoofddoel op te nemen. “Voor het fonds is het natuurlijk fijn als er vertrouwen is, maar het moet niet voorop staan. Ik zie het echt als een resultaat van alles wat je doet. In plaats van de deelnemer de vraag te stellen ‘Heeft u vertrouwen in ons fonds?’ kun je beter nagaan of men de informatie die je geeft begrijpelijk vindt. Of mensen achteraf tevreden zijn over de keuzes die ze gemaakt hebben.

Dat zijn doelen waar je als fonds op kunt acteren. Realiseer je dat kennisdoelen ontzettend moeilijk zijn om te bereiken. Ze zijn ook vaak niet per se nodig om deelnemers te activeren om bezig te zijn met hun pensioen."

Van Hekken heeft interne workshops verzorgt voor de communicatieadviseurs van AZL. Tijdens deze workshop werden doelen vertaald naar een concrete aanpak. Van Hekken: “Duidelijk werd dat je veel aandacht en energie moet steken in het behalen van één doel. Met een bericht in een pensioenkrant ben je er niet. Daarom is het belangrijk goed na te denken over de doelen en de haalbaarheid."

AZL ondersteunt de fondsen bij het opstellen van het communicatieplan. Onderlinge samenwerking en afstemming is hierbij essentieel. Het moet het plan van het fonds worden, gericht op de specifieke doelgroepen van het fonds, waarin de keuzes voor doelstellingen, boodschappen en middelenmix bepaald en onderbouwd worden. Van Hekken: “Pensioencommunicatie is niet iets wat je voor elkaar krijgt met een one-size fits-all aanpak.”